Publié le 31 mai 2024.
Par Christophe Romei
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WhatsApp : un défi de conformité pour les institutions financières

Publié le 31 mai 2024.
Par Christophe Romei

Alors que WhatsApp devrait dépasser les 3 milliards d'utilisateurs en juin 2024, la conformité des communications via cette application devient une priorité pour les régulateurs financiers. Lors de la conférence annuelle 2024 de la FINRA, il est apparu que la gestion des messages hors canal, notamment sur WhatsApp, est un enjeu majeur pour les responsables de la conformité.

L’essor de la messagerie hors canal

Dans le secteur financier, les communications « hors canal » font référence aux échanges professionnels effectués via des applications non surveillées, échappant ainsi à la supervision réglementaire. Depuis 2021, la SEC mène une opération rigoureuse visant à réprimer ces pratiques. Des sanctions massives ont été infligées, culminant en février dernier avec des amendes dépassant 81 millions de dollars pour divers manquements à la préservation des communications électroniques. Ce climat de surveillance intense met en lumière la nécessité pour les entreprises de respecter strictement les règles de conformité.

Les mesures de la FINRA face aux violations

La FINRA (Financial Industry Regulatory Authority) a récemment pris des mesures sévères en suspendant des courtiers ayant utilisé des applications de messagerie non surveillées pour leurs communications professionnelles. Cette approche illustre la gravité du problème et souligne l’importance pour les institutions financières de se conformer aux exigences de surveillance. Avec la popularité croissante de WhatsApp, les conseillers financiers trouvent souvent ce canal de plus en plus essentiel pour faire des affaires. Cependant, les amendes peuvent rapidement s’accumuler lorsque WhatsApp est considéré comme hors canal.

Focus sur la conformité

Lors de la conférence annuelle de la FINRA en 2024, la conformité des communications a été mise en avant par les gestionnaires de risques et les responsables de la conformité. La demande pour des solutions permettant de maximiser la productivité sur WhatsApp tout en respectant les obligations réglementaires a fortement augmenté. Cela reflète le besoin crucial d’outils adaptés pour concilier les exigences des clients et les normes strictes de surveillance.

SL2 : une solution pour la conformité sur WhatsApp

Lancée à l’été 2021, la solution SL2 pour WhatsApp avec le MBN partagé (Mobile Business Number) offre une réponse innovante aux défis de conformité. Grâce à cette technologie, les équipes peuvent travailler de manière conforme et transparente sur le canal mobile, à tout moment et en tout lieu. Les capacités de capture de SL2, intégrées à WhatsApp, permettent aux équipes de conformité de surveiller efficacement les communications et de préparer les données pour la découverte électronique.

Le SL2 pour WhatsApp présente plusieurs avantages non négligeable. Il permet une conformité rigoureuse avec les exigences réglementaires, en assurant que toutes les communications professionnelles via WhatsApp sont surveillées et archivées. Cela renforce la transparence et la sécurité des données, réduisant ainsi le risque de sanctions financières pour non-conformité.

Cependant, le SL2 n’est pas exempt d’inconvénients. La mise en œuvre de cette solution peut nécessiter des investissements technologiques et des formations pour le personnel, ce qui peut représenter un coût initial significatif. En outre, la surveillance constante des communications peut être perçue comme intrusive par certains employés, potentiellement affectant leur moral et engagement. Finalement, la dépendance à une solution tierce pose des questions sur la gestion des données et la confidentialité.

Il est évident que l’intégration de solutions comme SL2 pour WhatsApp est essentielle pour les institutions financières. Elle permet de répondre aux exigences réglementaires sans sacrifier la productivité. Cependant, la surveillance continue et les mises à jour régulières des politiques de conformité restent cruciales pour éviter les sanctions sévères infligées par des organismes comme la SEC et la FINRA.

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