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3 mesures pour adopter le BYOD et le CYOD dans l’entreprise

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A l’heure actuelle, près des deux tiers de la main-d’œuvre mondiale font appel au travail mobile. Par rapport aux 14% enregistrés en mai 2012, il s’agit d’une évolution remarquable et relativement rapide des modes de travail. L’enquête menée auprès de plus de 24 000 personnes de 12 pays différents montre que cette tendance est une réalité à l’échelle mondiale. Elle est également révélatrice de la façon dont différentes cultures et différents groupes d’âge appréhendent la notion de travail mobile.

Les principaux avantages du travail mobile tels qu’ils sont perçus dans différentes cultures. L’avantage le plus fréquemment cité est la contribution du travail mobile à l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Des pays comme la Chine (72%), le Canada (70%) et l’Australie (68%) s’accordent à considérer ce rôle comme le plus gros atout du travail mobile. Autre avantage clé : la productivité, qui arrive en tête de liste pour les personnes interrogées au Brésil (75%).

Le développement de solutions mobiles innovantes pour améliorer et augmenter la productivité au travail se poursuit à un rythme soutenu. Au point qu’aujourd’hui, un bureau physique n’est peut-être plus indispensable. Le temps où tous les collaborateurs devaient toujours travailler au même endroit s’efface rapidement à mesure que la révolution mobile change irrémédiablement le concept de l’espace de travail. Au lieu de constituer une entité physique basée sur un site géographique, les espaces de travail deviennent des bureaux virtuels où les collaborateurs mobiles fixent leurs horaires de manière flexible et s’organisent de manière plus autonome.

D’après Strategy Analytics, les effectifs mobiles dans le monde devrait rassembler 1,87 milliard de personnes en 2022, soit 42,5% de l’effectif mondial total. En France en 2018, 57% des employés ont travaillé à domicile de manière régulière ou occasionnelle, selon une étude menée par Morar Consulting pour Polycom. Au vu de ces chiffres, il est évident que la mobilité occupera une place importante dans la culture du travail à l’avenir et que la capacité à prendre en charge ce mode de travail mobile constituera un avantage concurrentiel déterminant pour attirer et retenir les meilleurs talents. Quelle que soit la taille de la société, il est essentiel de savoir comment assurer la communication, la connectivité et la productivité des collaborateurs en dehors du bureau.

Adopter les tendances BYOD et CYOD

La première étape pour faciliter le travail mobile est de permettre aux collaborateurs d’utiliser leurs propres appareils mobiles : téléphone, tablette ou ordinateur portable. L’adoption de la culture du BYOD (Bring Your Own Device, Prenez vos appareils personnels) et du CYOD (Choose Your Own Device, Choisissez vos propres appareils, dans laquelle les collaborateurs choisissent un appareil parmi un nombre prédéfini d’options) permet aux sociétés de réduire leurs coûts.

Ces nouvelles tendances s’accompagnent néanmoins de trois grandes problématiques :

– Les sociétés doivent être en mesure d’intégrer un large éventail d’appareils mobiles
différents, de systèmes d’exploitation et de plateformes associées, notamment Apple® iOS,
Android et Windows.
– Les applications professionnelles basées sur Windows doivent pouvoir être utilisées sur tous
les appareils mobiles des collaborateurs, par exemple sur les ordinateurs Mac, iPads,
iPhones, appareils Android, etc.
– Lorsque les collaborateurs sont mobiles, il est nécessaire d’établir une politique claire et de
diffuser les bonnes pratiques en matière de sécurité des données auprès des salariés.
Ces problématiques peuvent sembler difficiles à gérer, mais heureusement, elles peuvent toutes être résolues avec le cloud.

Tirer profit du cloud

Le cloud contribue à la productivité des collaborateurs mobiles en fournissant une plateforme
permettant d’accéder, de n’importe où et à n’importe quel moment, à des documents et applications. Une des solutions est la distribution d’applications à distance (Remote Application Delivery via RAS) avec un poste de travail virtualisé (Virtual Desktop Infrastructure, VDI). En hébergeant des ressources de travail – des applications de bureau ordinaires jusqu’à la totalité des fichiers et dossiers de la société, ainsi que des applications propriétaires – dans un référentiel central basé sur le cloud, une société peut en toute sécurité les mettre à la disposition des utilisateurs mobiles à distance, partout où une connexion Internet est disponible.

Centraliser la gestion des applications via une plateforme cloud simplifie considérablement la vie des administrateurs IT. En ce qui concerne par exemple le BYOD, l’équipe IT peut facilement mettre en place une séparation stricte entre les données professionnelles et les données personnelles. La distribution d’applications basées sur le cloud à partir d’un emplacement centralisé facilite également la sauvegarde des terminaux et le déploiement et maintien de la sécurité, ainsi que la mise en conformité avec les règlements applicables.

Numériser les documents papier

Certes, le cloud fournit aux collaborateurs l’accès à tous les documents digitaux de la société, mais il est souvent nécessaire de traiter des documents papier tels que des reçus, des contrats ou des cartes de visite. Personne ne veut transférer manuellement du texte et des statistiques d’un document papier à un appareil numérique et rares sont les entreprises qui ont les ressources internes pour y consacrer du temps. Pour être véritablement mobiles, les informations doivent pouvoir passer facilement du papier au numérique. En numérisant les documents, les informations qui y figurent deviennent exploitables sur l’ensemble des appareils mobiles dont les smartphones, ce qui représente un avantage considérable pour un collaborateur à distance.

Le meilleur moyen de numériser des informations consiste à utiliser un scanner mobile, et souvent de se passer d’un ordinateur pour pouvoir directement transférer les documents vers un appareil mobile. Pour permettre aux collaborateurs mobiles de tirer véritablement parti des atouts de la numérisation, un scanner mobile doit être compatible au Wi-Fi, se connecter parfaitement à tout appareil mobile qu’il soit sous Windows, iOS ou Android, être léger (certains ne pèsent que 400g), et disposer d’une batterie rechargeable.

Les dirigeants d’entreprises ne peuvent ignorer la transformation des modes de travail, ce qui
s’accompagne aussi d’une évolution des attentes, des besoins et des demandes. La bonne nouvelle, c’est qu’il existe aujourd’hui une multitude de technologies et de programmes pour accompagner les collaborateurs mobiles dans leur quotidien et permettre aux sociétés de tirer parti des avantages offerts par cette tendance. Les sociétés souhaitant améliorer leur productivité et réduire leurs coûts devraient envisager ces solutions.